تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر برای درخواست استخدام

تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر حرفه‌ای برای درخواست استخدام بسیار مهم است. ممکن است کارفرماها این سند را با عنوان «انگیزه نامه» یا «کاور لتر» از داوطلبان درخواست کنند. به همین دلیل، در این نوشته هر دو اصطلاح را در این مورد به کار می‌بریم. دلایل اهمیت تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر برای درخواست استخدام عبارت هستند از:

• اولین برخورد: یک انگیزه نامه (به انگلیسی: Motivation Letter) اغلب اولین سندی است که یک مدیر استخدام درباره داوطلب‌ها می‌خواند. بنابراین، این نامه برای فرآیند استخدام شما تعیین کننده است و می‌تواند تاثیر قابل توجهی داشته باشد.
• نظرات شخصی: کاور لتر (به انگلیسی: Cover Letter) به شما این فرصت را می‌دهد تا نظرات شخصی خودتان در مورد موقعیت مورد درخواست را بیان کرده و اشتیاق خود را برای این موقعیت نشان دهید.
• برجسته کردن تناسب: در تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر می‌توانید فراتر از آنچه در رزومه شما وجود دارد، نشان دهید که چگونه مهارت‌ها و تجربیات شما، شما را به یک داوطلب ایده‌آل تبدیل می‌کند.
• نشان دادن علاقه: یک کاور لتر که به خوبی نوشته شده است، علاقه شما را به شرکت و پوزیشن مورد نظر بیان کرده و نشان می‌دهد که تحقیقات کاملی را انجام داده ‌ید و در مورد این فرصت جدی هستید.
• مهارت‌های ارتباطی: انگیزه نامه یا کاور لتر استخدام فرصتی است برای نشان دادن مهارت‌های ارتباطی شما که برای بیشتر موقعیت‌های شغلی حیاتی هستند.
• توضیح شرایط: اگر شرایط منحصر به فردی در مسیر شغلی شما وجود دارد، مانند گپ‌های یا تغییر مسیر شغلی، یک کاور لتر بستری برای توضیح این موقعیت‌ها فراهم می‌کند.

در اصل، یک Cover Letter یا انگیزه نامه استخدامی جزئیاتی را ارائه می‌کند که ممکن است از رزومه و مدارک شما قابل استنباط نباشد و به همین دلیل این سند در واقع رزومه شما را کامل می‌کند. با توجه به این که بسیاری از مخاطبان در جستجوی پیدا کردن فرصت‌های استخدامی در خارج از کشور هستند، در این مقاله در مورد تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر برای درخواست استخدام صحبت می‌کنیم.

ممکن است مدیران منابع انسانی و استخدام کنندگان در مورد تهیه نامه استخدام نظرهای مختلفی داشته باشند. حتی احتمال دارد برخی از آنها توصیه کنند که اصلاً نیازی به ارائه cover letter نیست. اما آنچه اکثر مدیران منابع انسانی توصیه می‌کنند، این است که تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر همراه با یک رزومه می‌تواند شانس افراد را برای دعوت شدن به مصاحبه افزایش دهد. چرا که انگیزه نامه اگر به درستی تهیه شده باشد، موجب ترغیب مخاطب به مطالعه رزومه شما و سپس دعوت برای مصاحبه حضوری می‌شود. در نوشته‌های قبلی در مورد نکات رزومه نویسی اطلاعات مهمی ارائه شد. به همین دلیل است که در این نوشته به طور تخصصی به نگارش cover letter برای موقعیت استخدامی (به انگلیسی: Job Position) می‌پردازیم.

قبل از نگارش انگیزه نامه

       

امسال با رزومه و مکاتبات حرفه‌ای

یه پوزیشن خوب پیدا کن!

کامل‌ترین و به‌صرفه‌ترین خدمات اپلای

اولین قدم برای تعیین جزئیات قابل ذکر در انگیزه نامه استخدام این است که موقعیت کاری مورد درخواستتان را آنالیز کنید. این کار شامل خواندن چندباره آگهی آن شغل است تا بتوانید به روشنی درک کنید که مدیر استخدام کننده به دنبال چه فردی می‌گردد. دومین قدم این است که در مورد شرکت استخدام کننده تحقیق کنید.

تحقیق در مورد موقعیت شغلی

بیشتر آگهی‌های استخدام با توضیحی در مورد شغل شروع می‌شوند و با فهرستی از نقش‌ها و مسئولیت‌ها ادامه می‌یابد. در نهایت هم فهرستی از مدارک و ویژگی‌های لازم برای آن موقعیت ارائه می‌شود.

قبل از اقدام به تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر برای درخواست استخدام، توضیحات موقعیت شغلی را چند بار بخوانید و سپس نکاتی را که معتقدید در آن شغل دارای بیشترین اهمیت هستند، یادداشت کنید. سپس به این فکر کنید که چگونه می‌توانید نشان دهید که برای این موقعیت مناسب هستید؟

تحقیق در مورد شرکت و کسب و کار آن

یک قدم جلوتر بروید و در مورد شرکت تحقیق کنید. چه تولیدات و خدماتی را ارائه می‌دهد؟ چه جایگاهی در بازار دارد؟ حتماً به وبسایت شرکت مراجعه کنید و ماموریت و ارزش‌های آن را مطالعه نمایید. آیا ارزش‌های شرکت با ارزش‌های مورد نظر شما همسو است؟ ممکن است در وبسایت شرکت قسمتی وجود داشته باشد که در آن در مورد ویژگی‌های کارکنان، آنچه از کارکنان انتظار می‌رود، فرهنگ سازمانی و یا مواردی از این دست اطلاعاتی ارائه شده باشد. تمام این اطلاعات می‌توانند در تهیه‌ی نامه هدف شما مفید باشند تا بتوانید توضیح دهید که چرا تصمیم گرفتید به آن موقعیت شغلی وارد شوید و چرا فکر می‌کنید که مناسب‌ترین فرد برای آن هستید.

حالا که جستجو در مورد موقعیت شغلی و خود شرکت را انجام دادیم، در ادامه در مورد نحوه تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر برای درخواست استخدام صحبت می‌کنیم.

پاراگراف اول انگیزه نامه

پاراگراف اول باید بتواند خواننده را مجذوب نامه شما کند و به او بگوید که شما قصد دارید چه ارزشی را برای آن سازمان خلق کنید. این پاراگراف می‌تواند شما را نسبت به سایر داوطلبان برجسته کند. هرگز در اولین پاراگراف از چنین کیشه‌ای استفاده نکنید:

• لطفا رزومه بنده که به ضمیمه خدمتتان ارائه شده است را ملاحظه فرمایید.
• لطفا رزومه بنده را در خصوص موقعیت شغلی که در آگهی عنوان کرده‌اید، ملاحظه فرمایید.
• همانطور که در رزومه بنده که به ضمیمه خدمتتان ارائه شده است، ملاحظه می‌فرمایید.

استخدام‌کنندگان متوجه می‌شوند که رزومه شما برای آنها ارسال شده است و نیازی به این نیست که به ایشان بگویید. چنین جملاتی فضای ارزشمند نامه را اشغال می‌کنند. به یاد داشته باشید که انگیزه نامه استخدامی نباید بیشتر از یک صفحه باشد. حتی حالت ایده‌آل این است که قدری هم از یک صفحه کمتر باشد. بنابراین، بر روی آن چیزی تمرکز کنید که قرار است نشان دهد شما منحصر به فرد هستید، مثلاً روش حرفه‌ای شما در تشخیص نیاز مشتری و کار فروش. بنابراین در حین تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر برای درخواست استخدام خوب است که تعدادی از ارزش‌هایی که برای کارفرما ایجاد می‌کنید را ذکر کنید، به طوری که توجه خواننده را جلب کند.

پاراگراف دوم انگیزه نامه

ادامه متن باید بیانی از مهارت‌ها و قابلیت‌های حرفه‌ای و تحصیلی شما باشد. مثال‌هایی را بیان کنید که توانایی شما را در ایجاد ارزش‌هایی که در پاراگراف پیش ذکر کردید نشان دهند. از اطلاعاتی که درباره مهارت‌ها و دستاوردها جمع‌آوری کردید استفاده کنید تا بتوانید ارتباط شفافی را بین توانمندی‌های لازم برای این شغل و مهارت‌هایتان ایجاد کنید.

لازم است که از مثال‌هایی استفاده کنید و توضیح دهید که چرا شما برای این موقعیت شغلی مناسب هستید. زیرا صرفا بیان این که شما (مثلا) مهارت مدیریت زمان را دارا هستید، کمکی نمی‌کند که آن شغل را به دست آورید.

پاراگراف سوم انگیزه نامه

در این پاراگراف بیشتر سعی کنید نتایجی که در تجربه‌های قبلی خود به دست آورده‌اید را بیان کنید. یکی ار هدف‌های نوشتن کاور لتر برای درخواست استخدام این است که نشان بدهید که چگونه و با چه توضیحی خود را انتخاب مناسبی برای این شغل می‌دانید. در این پاراگراف می‌توانید قابلیت‌های خود را به ارزش‌های سازمان ربط دهید و یا در مورد خبر و یا مقاله‌ای که در سایت شرکت خوانده‌اید اظهار نظر نمایید.

پاراگراف چهارم انگیزه نامه

در انتهای نامه، مانند تمام فروشندگان حرفه‌ای باید توپ را به زمین طرف مقابل بیندازید. آخرین پاراگراف نامه هدف شما باید خیلی نرم و نامحسوس از طرف مقابل چیزی را بخواهد. به عنوان مثال می‌توانید به این نکته اشاره کنید که من به دنبال فرصتی هستم تا با شما ملاقات داشته باشم تا بتوانیم در مورد این موقعیت شغلی و توانمندی‌های من بیشتر گفتگو کنیم. می‌توانید از طریق تلفن و یا آدرس ایمیل با بنده در تماس باشید. بی صبرانه منتظر پاسخ شما هستم.

نکات مهم در تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر برای استخدام

خطاب به شخص به جای مقام حقوقی

در تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر برای درخواست استخدام سعی کنید خطاب نامه شما به یک شخص باشد تا این که به یک مقام حقوقی. اگر در آگهی موقعیت شغلی، نام شخصی وجود ندارد، تلاش کنید تا از طریق وبسایت شرکت، لینکدین و یا حتی با تماس تلفنی نام فرد مورد نظر را بیابید و نامه خود را خطاب به وی تهیه کنید.

توضیحات آگهی استخدام مهم است

مطابق با آنچه در توضیح موقعیت شغلی عنوان شده صحبت کنید. مثلاً اگر تاکید شده که نیاز به فردی وجود دارد که بتواند مستقل و به صورت خود انگیخته وظایفش را بدون نیاز به نظارت نزدیک انجام دهد، شما هم مثال‌هایی از تجربیات خود و دستاوردهایی را که تحت کمترین نظارت به آنها رسیده‌اید، بیان کنید. با بیان این که مهارت‌های مورد نیاز این شرکت را دارا هستید، این حقیقت نیز نشان داده می‌شود که شما وقت گذاشته و توضیحات موقعیت شغلی را مطالعه کرده‌اید. این مساله از دید مدیران شرکت‌ها حائز اهمیت است که آیا متقاضیان برای این درخواست، انگیزه نامه مستقلی را تهیه کرده‌اند و یا یک نامه را به تمام شرکت‌ها ارسال می‌کنند؟

اگر انتظار دارید درخواست شما برای استخدام به نتیجه مطلوب برسد، بیکار ننشینید. این که شما معتقدید تمام ویژگی‌های مورد نیاز برای این موقعیت شغلی را دارا هستید اما اقدامی برای نشان دادنش نکنید، شما را به نتیجه نخواهد رساند.

مهارت‌هایتان را ذکر کنید

اگر مهارتی دارید که ممکن است مفید باشد، در حین تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر برای درخواست استخدام حتما آن را ذکر کنید. به عنوان مثال، اگر در فهرست مهارت‌های مورد نیاز نرم‌افزاری وجود دارد که شما به آن مسلط نیستید، اما در عوض می‌توانید با نرم‌افزار دیگری کار کنید، حتما آن را ذکر کنید. همچنین نشان دهید که می‌توانید مهارت‌های مورد نیاز را به سرعت یاد بگیرید. زیرا بیشتر مدیران در درجه اول می‌خواهند کارشان انجام شود و برای آنها روش انجام آن اهمیت کمتری دارد.

نیازی نیست اطلاعاتی را ذکر کنید که در ارتباط با این شغل نیستند. هدف از ارائه کاور لتر این نیست که تمام تجربه و مهارت‌های خود را در آن نشان دهید. بلکه هدف این است که نشان دهید مهارت‌های مورد نیاز برای این کار را دارید و گزینه مناسبی برای این شغل هستید.

اطلاعات تماس خود را ذکر کنید

اطلاعات تماس خود را در پایان نامه ذکر کنید تا خواننده بتواند به راحتی با شما تماس بگیرد و نیازی به جستجو و مراجعه به پروفایل شما نباشد.

بر روی استخدام کننده تاثیر بگذارید

تهیه انگیزه نامه یا کاور لتر مانند تعریف کردن یک داستان است. باید شخصیت حقیقی کارفرما را، به عنوان یک انسان و نه یک مدیر، لمس کنید. از بازگو کردن دغدغه‌هایتان هراس نداشته باشید و توضیح دهید که چرا و چگونه بهترین انتخاب برای آن موقعیت هستید. چه بسا اگر نه برای آن موقعیت، از شما برای کار بهتری دعوت به همکاری شود.

پرسش‌های متداول درباره تهیه انگیزه نامه یا SOP

       

امسال با رزومه و مکاتبات حرفه‌ای

یه پوزیشن خوب پیدا کن!

کامل‌ترین و به‌صرفه‌ترین خدمات اپلای